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Mail de Olivier Plessy du 04-02-2015

Bonjour,

Concernant la prise en charge des frais de repas de l'ensemble des agents de l'établissement, je tenais à vous rappeler la réglementation actuellement en vigueur au sein de l'ASP.

Le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 régit les conditions et modalités de règlement des frais de déplacement temporaires des personnels civils de l'Etat.

Il précise notamment :

Article 1 : ce décret s'applique aux personnels civils à la charge des budgets des services de l'Etat et aux établissements publics nationaux à caractère administratif, donc à l'ASP - hors frais de déplacements liés à une prestation de service couverte par un support juridique prévoyant leur prise en charge par le financeur.

Article 2 : un agent est en mission dès lors qu'il se déplace hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale. La résidence administrative correspond au territoire de la commune sur lequel se situe le service où l'agent est affecté. La résidence familiale correspond au territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l'agent ;

Article 3 : un agent en mission peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport et à des indemnités de mission (repas et nuitées) ;

Article 4 : un agent qui se déplace à l'intérieur de sa résidence administrative (donc qui n'est pas en mission) peut prétendre uniquement à la prise en charge de ses frais de transport ;

Article 7 : pour la métropole, le taux de remboursement des indemnités de repas (15,25 euros) et des frais d'hébergement (60 euros) sont fixés par arrêtés interministériels. Lorsque l'intérêt du service l'exige, il est possible de déroger à ces montants, pour une durée limitée, par délibération du Conseil d'administration de l'établissement. La délibération du CA de l'ASP n° 2014/15bis fixe à compter du 1er juillet 2014 pour une durée de 3 ans le montant des frais d'hébergement à :

• 70 euros pour Paris et les communes des départements limitrophes de Paris, ainsi que pour les communes de Bordeaux, Lille, Lyon, Marseille, Montpellier, Nantes, Nice, Rennes, Strasbourg et Toulouse,
• 60 euros pour les autres communes.

Pour conclure, en dehors d'une délibération du CA de l'ASP, aucune indemnité de repas ne peut être prise en charge par l'établissement lorsqu'un agent se déplace au sein de sa résidence administrative.

Cordialement,

Olivier PLESSY Chef du secteur dialogue de gestion, Instrumentation et ordonnancement (SDGIO) Direction financière, juridique et logistique Service budget finances tél. : 05.55.12.03.56

Afin de s'assurer que l'ensemble des frais définitifs agents sont bien payés, les gestionnaires en délégation régionale et au siège recevront, chaque lundi matin la liste des frais définitifs agents non payés triée par service gestionnaire.

Afin de régulariser ces pièces, il vous faudra :

• si le frais définitif n'est pas au dernier visa (visa 5), il faudra apposer les visas nécessaires après que la personne ayant délégation de signature ait apposé la certification du service fait sur l'édition du frais définitif et s'assurer que la partie “liquidation sirepanet” est bien renseignée (engagement 2014 et analytique),
• si le frais définitif est déjà au visa 7 et que la date de ce visa n'est pas récente, il faudrait vérifier que la la partie “liquidation sirepanet” est bien renseignée (engagement 2014 et analytique).

Si vous rencontrez des difficultés pour régulariser ces pièces, vous pouvez transmettre par mail la situation rencontrée ainsi qu'une copie d'écran du blocage au secteur ordonnancement de la DFJL (ddf-ordonnancement@asp-public.fr).

Pour rappel, tant que les liquidations de vos frais de déplacements n'ont pas été payées (qu'il s'agisse de frais agents ou de factures tiers), il ne faut pas solder vos engagements dans SIREPA.

Ce statut “payé” est vérifiable dans GFD en consultation des frais ou factures tiers.

Il serait dans ce cas impossible de transférer en 2014 vos liquidations dans SIREPA et donc de procéder au paiement en 2014.

Dans ce cas, le paiement ne pourra intervenir qu'en 2015, à condition que :

• le budget 2015 ai été mis en exécution,
• création d'un engagement 2015 dans SIREPA,
• référencement de l'engagement dans GFD par le Secteur SDGIO de la DFJL,
• la modification de votre liquidation sirepanet dans GFD en référençant un engagement 2015.

Quelques cas nous ayant été signalés, il paraissait opportun de rappeler ces consignes.